BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR
BELAKANG
Dewasa ini, di kalangan dunia usaha banyak perusahaan
baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin
kantor guna memungkinkan di dapatkan hasil yang optimal. Perkembangan tekhnologi yang semakin pesat,
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efesiensi di
segala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha
untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor yang dapat diperoleh
keuntungan serta manfaat yang banyak.
Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan
untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefesien mungkin secara
tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan mesin-mesin
kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang
manager kantor harus pandai mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok
untuk tujuan apa mesin itu di beli. Mesin kantor merupakan salah satu sarana
yang dapat membantu dalam proses administrasi. Mengingat pentingnya
ketersediaan mesin kantor di dalam sebuah perusahaan atau instansi maka dari
itu saya memilih judul makalah
“ PENGURUSAN PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR DAN CARA PEMELIHARAAN
MESIN-MESIN KANTOR”.
1.2 RUMUSAN
MASALAH
Berlatarbelakang
pentingnya mesin-mesin kantor maka penyusun merumuskan beberapa permasalahn
sebagai berikut:
1.2.1
Apa
pengertian mesin kantor?
1.2.2
Bagaimana
tata cara dalam pengadaan mesin-mesin kantor?
1.2.3
Apa
manfaat menggunakan mesin-mesin kantor?
1.2.4
Hal-hal
apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor?
1.2.5
Apakah
kelebihan dan kelemahan mesin-mesin kantor?
1.2.6
Apa
fungsi mesin-mesin kantor?
1.2.7
Bagaimana
cara memelihara mesin-mesin kantor?
1.3 TUJUAN
DAN MANFAAT PENULISAN
Makalah ini disusun
dengan tujuan sebagai berikut:
1.
Dapat
memahami pengertian mesin-mesin kantor.
2.
Mengetahui
tata cara pengadaan mesin-mesin kantor.
3.
Mengetahui
manfaat menggunakan mesin-mesin kantor.
4.
Mengetahui
hal-hal yang akan dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor.
5.
Mengetahui
jenis mesin kantor serta kelebihan dan kelemahannya.
6.
Mengetahui
fungsi mesin kantor.
7. Mengetahui pemeliharaan mesin-mesin kantor.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
PENGERTIAN MESIN-MESIN KANTOR
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan secara efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang digunakan
untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, magnetik,
dan elektrik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47).
Mesin kantor
adalah segenap peralatan yang bersifat mekanik, elektris, elektronis, maupun
magnetis yang di gunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, ataupun mengirim
keterangan yang di butuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar
aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah komputer,
telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dsb. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).
2.2
MANFAAT PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR
Pada umumnya,
bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih
dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan atau
manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sbb: (Moekijat,1989:hal 66)
1. Untuk menghemat tenaga kerja
Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau
tenaga kerja dapat di kurangi untuk pekerjaan lain.
2.
Untuk
menghemat waktu
Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka
waktu tertentu, misalnya dalam mempersiapkan upah.
3.
Untuk
meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
Misalnya mesin hitung memberikan penelitian secara
mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.
4.
Untuk
mengurangi rasa bosan di bandingkan dengan metode tulisan tangan
Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila
pekerjaan dilakukan dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.
5.
Pekerjaan
nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik.
6.
Untuk
mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek.
7.
Untuk
mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu
pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.
8. Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih
cepat dari sebelumnya, kepada manajemen, misalnya komputer elektronik.
Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sbb:
(Moekijat,1989:hal 67)
1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan
kecerdasan tinggi, misalnya seorang akuntan masih diperlukan meskipun di
pergunakan mesin hitung.
2.
Tingkat
penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung elektronis
mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of date.
3.
Biaya
barang-barang keperluan kantor dan alat tulis menulis serta cetak mencetak,
misalnya dengan mesin hitung hal ini tidak terlihat.
4.
Sulit
mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka,
terutama operator mesin hitung.
5.
Pengarunya
terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan komputer dapat berarti
suatu perubahan besar daripada sistem-sistem perkantoran.
6.
Pegawai
lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu kebagian yang lain ketimbang
mesin.
7.
Tidak
ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
8.
Biaya
modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.
9. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.
2.3 PERTIMBANGAN DALAM
PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR
Penggunaan
mesin-mesin perkantoran yang semakin meluas memberikan beban dan tanggung jawab
yang semakin besar terhadap manager perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta
yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan
pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting
seperti karakteristik mesin-mesin yang telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil
(cost per unit), dana permulaan (initial cost), biaya pemeliharaan (maitenance
cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin perkantoran
yang ada.
Sebelum melaksanakan
pengadaan mesin, manager perkantoran hendaknya mempertimbangkan dengan seksama
faktor-faktor di bawah ini (Moekijat, 1991:hal 28):
1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesiakannya
Tujuan pekerjaan harus di rumuskan dengan jelas dan
diperiksa dengan seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting.
Kemudian menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut.
2.
Kebutuhan
individu karyawan
Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan
atas kebutuhan individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya.
Pendekatan kebutuhan individu ini sangat penting dalam hubungannya dengan mesin
perkantoran tersebut.
3.
Penghematan
waktu
Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan
pekerjaan lebih cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu
baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada
volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar di pengaruhi oleh di
mungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk menyelenggarakan
bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan yang
berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus
dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.
4.
Fleksibilitas
penggunaan mesin
Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin
perkantoran dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut
dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor.
5.
Harga
dan kebutuhan dana investasi
Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting
dalam pengadaan mesin perkantoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan
yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.
6.
Ramalan
mengenai beban pekerjaan perkantoran
Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin
kantor tidak hanya mempertimbangkan volume dan pekerjaan kantor yang ada
sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan
datang.
7.
Kualitas
kerja mesin
Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan
tangan, biasanya menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat
dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca
dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.
8.
Nilai
keindahan
Performance atau penampilan mesin kantor itu penting.
Mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu
menyelesaikan pekerjaan kantor saja, tetapi juga di pandang sebagai alat
pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat menimbulkan sikap
positif karyawan, sehingga memungkinkan karyawan bekerja lebih efesien.
Adapun hal-hal yang harus
dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor menurut adalah (Tjandra
Sheddy N., dkk, 2008:hal 48)
1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar
diperlukan.
2.
Jenis
mesin hendaknya praktis.
3.
Mesin
tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4.
Mesin
dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5.
Mutu
mesin harus baik.
6.
Mesin
dapat digunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7.
Pemeliharaan
mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8.
Mesin
dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9.
Mesin
harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk
meletakkan mesin tersebut.
2.3.1 TATA CARA PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR
1. Membeli
Membeli merupakan
cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang
tertentu kepada penjual atau supplier untuk
mendapatkan sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah
transaksi jual beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli menjadi
hak milik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini merupakan cara
yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan
cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa
memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini
hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan mesin yang sifatnya
sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu perusahaan atau
organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan
carapemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan
imbalan sesuai kesepakatan dua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan mesin dengan
cara ini hendaknya dilakukan apabila mesin bersifat sementara atau temporer.
4. Membuat sendiri
Membuat sendiri
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan membuat sendiri yang
dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus
memperhatikan tingkat efektivitas dan efesiensinya apabila dibandingkan dengan
cara pengadaan mesin yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan menukarkan mesin yang
dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan
cara pengadaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di
antara kedua belah pihak dan mesin yang ditukarkan harus merupakan mesin yang
sifatnya berlebihan atau mesin yang dipandang dan dinilai sudah tidak layak
guna maupu bernilai guna lagi.
6. Substitusi
Substitusi
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti material lain
yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan menggunakan mesin yang
merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan/rekondisi
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki mesin yang telah
mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin maupun dengan jalan
penukaran instrumen yang baik di antara instrumen yang rusak sehingga
instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau
beberapa unit mesin, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit mesin tersebut
dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin dapat dipenuhi.
Diantara beberapa alternatif itu
tentunya tidak dapat kita katakan bahwa ada satu cara paling efektif dan
efesien, tetapi pemilihan suatu alternatif
pengadaan mesin diantara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung
dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun
perkembangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin
sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan
mesin yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena
setelah kegiatan selesai, mesin tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian,
apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan.
Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi
organisasional. Sehubungan dengan hal ini dapat di ambil contoh, apabila
kondisi keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara
pemenuhan kebutuhan mesin dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya,
sehingga pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan cara pembelian. Namun
demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap
mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan
sampai memperoleh “cap” sebagai organisasi yang “tukang pinjam barang” karena terlalu seringnya meminjam barang
kepada organisasi lain.
2.4 PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR
Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat di
pergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud
pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda baik yang bergerak,
dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud
dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut yang memberikan
pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan pada mesin seperti cara
penggunaan yang baik atau sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal
pemeliharaan rutin.
Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk diadakan service/perbaikan
dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor,
pemeliharaan perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar
perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan
ini lebih di tekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan
pertimbangan biaya yang lebih ringan.
Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah terhadap
barang-barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun
bergerak menempuh suatu jarak (kendaraan).
Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak daripada barang yang tidak
bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak jenis keahlian yang terlibat
didalamnya. Bukan hanya jenis-jenis barang atau keahlian saja yang banyak pada barang
bergerak ini tetap juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini
berpengaruh terhadap usaha-usaha yang efesien mengenai pemeliharaannya artinya
dalam hal pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang
sungguh-sungguh supaya efesien. Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga
pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha untuk penghematan? Jawabnya adalah
ya, seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan.
Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan, sehingga jauh dari
hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.
Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan, dalam
pemeliharaan atau pemakaian barang dapat disebutkan antara lain:
1.
Kelengahan
penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi.
2.
Kegagalan
dalam perlindungan barang terhadap udara,panas,debu, cairan tajam dll.
3.
Pemuatan
yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.
4.
Pemakaian
barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang.
5.
Cara
penggunaan atau pengoperasian mesin atau alat yang tidak tepat.
6.
Pemakaian
yang kasar atas alat-alat.
7.
Kesalahan
dalam batas kecepatan atau kemampuan.
8.
Kehilangan
atas alat-alat kecil.
9.
Pemakaian
barang atau mesin tidak sesuai dengan tujuannya.
10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan
sendiri oleh operator.
11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan
pada mesin.
12. Kelalaian pengurusan atau barang/mesin yang tidak dalam
pemakaian.
13. Penghapusan barang sebelum waktunya.
2.5 PERBAIKAN MESIN-MESIN KANTOR
Didalam penggunaan mesin-mesin
kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat di gunakan secara maksimal dalam
kondisi yang memuaskan. Oleh karena itu disusun jadwal kerja untuk service atau
perbaikan dalam rangka memelihara dan meningkatkan pengguna mesin kantor. Ada
bebarapa faktor yang perlu di perhatikan
dalam rangka perbaikan mesin-mesin kantor:
1. Reparasi
Yaitu
perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi sebagaimana
mestinya.
2. Peningkatan
Yaitu
mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga
umurnya dan nilainya juga bertambah.
3. Penggantian
Yaitu
mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok
atau baru.
4. Penambahan
Yaitu
jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai total dari perlengkapan
yang sejenis itu bertambah.
2.6 Mesin Ketik
Mesin tik adalah mesin yang pertama di gunakan untuk
mencetak kata (Eyre,1989:hal 91)
1. Mesin
ketik manual
Mesin
ketik manual merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan
perkantoran. Mesin ini tidak memerlukan listrik.
Cara menggunakan
mesin tik manual adalah sebagai berikut:
Masukkan selembar
kertas kosong yang akan di ketik kedalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu
putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebelah kanan dan kiri
rol/gandaran hingga kertas masuk. Perawatan alat ini cukup membersihkan balok
huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran.
Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts di tekan
tidak menimbulkan kemacetan akibat karat (Eyre E.C,1989).
Pada waktu ini oleh IBM (International Business Machine Corporation) telah
dibuat mesin ketik yang sangat modern, mesin ini dilengkapi dengan alat pembaca
elektronik dan dipergunakan khusus untuk pekerjaan tik yang banyak memakai
tabulator.
Seperti kita ketahui, pada perusahaan-perusahaan besar seringkali dibuat
beribu-ribu daftar angka-angka yang berkolom, untuk mengetik daftar-daftar
bilangan atau statistik para juru tik akan terus menerus menggunakan tabulator.
Dengan adanya mesin tik modern baru itu, para juru tik sekarang tidak lagi
memukul tabulator. Formulir-formulir yang akan diketik cukup digaris-garis
tegak lurus dengan tinta istimewa yang mengalirkan gerakan elektronis, sehingga
mesin ketik dapat mengerjakan tabulator secara otomatis. Mesin tik model ini
dapat di gunakan untuk segala macam pekerjaan tik biasa, dan cara
menggunakannya tidak begitu sukar.
2. Mesin
Ketik Elektronik
Mesin tik elektronik adalah mesin letik yang cara kerjanya digerakkan
dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektronik memiliki ciri-ciri
antara lain:
a.
Tenaga
penggeraknya menggunakan tenaga listrik.
b.
Komponen
dan cara kerjanya mekanis.
c.
Tuts-tutsnya
seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch).
Cara menggunakan
mesin tik elektronik adalah sebagai berikut:
Pada dasarnya tidak
jauh berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem
pekerjaannya saja. Karena tenaga yang digunakan adalah tenaga dari aliran
listrik, maka mesi ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak
dan voltase nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor.
Setelah mesin menyala, kita masukkan selembar kertas dan mulailah kita
mengetik. Namun, kita harus tahu bahwa tulisan yang kita ketik tidak langsung
tercetak pada kertas, melainkan tersimpan terlebih dahulu dalam memori mesin
tersebut, bila kita telah yakin untuk di cetak di atas kertas cukup tekan
tombol enter maka akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.
2.7 MESIN
WORD PROCESSING
Mesin word processing adalah mesin pengolah kata yang teknologinya lebih
tinggi dan lebih otomatis (Eyre E.C,1989:hal 103).
a. Sistem
Kerja
1) Stand-Alone
Systems
Stand-alone systems yaitu pengolah kata dengan memasukkan data sendiri dan
seluruhnya beroperasi tanpa bantuan dari peralatan elektronik lainnya.
Perbedaannya dengan systems pengolah kata lain adalah pada dasarnya dari format
editor teks yang lebih sederhana, dimana papan tombol dan fasilitas pencetakan
dipisahkan dan materi yang sedang diperlihatkan pada sebuah layar pajangan
secara visual. Hingga teks yang berasal dari cara perolehan kembali untuk
penyusunan teks dapat di lihat ketika nampak pada baris dan yang di cetak dapat
di koreksi dan di edit sebelum pencetakan dilakukan. Lebih lanjut lagi, dapat
membantu dengan adanya program penukaran (analisator menjadi kata jargon) untuk
dapat di perlihatkan saat diperlukan. Ini bermanfaat untuk produksi tentang
dokumen formal seperti kontrak, didalam sistem kerja dan seperti menyediakan
tata ruang standard untuk surat menyurat biasa.
2) Share
Resources Server
Suatu perluasan dari sistem dasar dimana hanya menjelaskan satu yang sering
dikenal sebagai sumber daya bersama, dimana dua atau lebih papan tombol, VDU
dan instalansi pengolah di hubungkan untuk satu mesin pencetak. Satu pengolah
di lengkapi satu pengontrol mesin pencetak sehingga suatu pekerjaan dari
stasiun pekerjaan dapat mengantri sampai yang dicetak dapat di proses
selanjutnya. Sistem yang demikian membuat penggunaan lebih efesien menyangkut
mesin pencetaknya tetapi memerlukan kehati-hatian dalam memogram untuk
memastikan operasi berjalan baik.
b. Keuntungan
Mesin Word Processing
1) Pengetikan berulang dapat dilakukan pada tingkat kerja
kira-kira empat kali dari produktivitas seorang juru ketik copy dan itu eror
free.
2) Perkembangan, penghapusan, editing dan koreksi mudah
dilakukan baik dalam teks yang ada dan di dalam masukan baru. Hal ini sangat
berharga terutama dalam laporan kerja.
3) Saat perintah, penghapusan, editing atau koreksi tidak
perlu di ubah karena akan di cetak secara otomatis dalam kecepatan maksimum
dari peralatan.
4) Tergantung pada peralatan, menyimpan teks dapat di atur
kembali di dalam hampir semua layar ketika diperlukan. Ini berlaku juga bagi
tabel dan statistik.
5) Sebagai pengolah kata menjadi lebih populer dalam
operator industri dan perdagangan yang bertanggung jawab untuk peralatan sedang
memperoleh status.
c. Kerugian
Mesin Word Processing
1) Sampai taraf tertentu sebagian besar komunikasi menjadi
depersonalised dan disana adalah suatu bahaya yang beberapa surat menyurat bisa
kekurangan ketepatan oleh karena
ketidaksesuaian penggunaan paragraf dan kalimat, atau standard tak terpikirkan.
2) Pemula dalam surat menyurat akan mempunyai lebih sedikit
kontak dengan mereka yang menghasilkan surat mereka dan dokumen lain.
3) Seorang juru ketik mentransfer dari suatu mesin ketik
konvensional, dan lingkungan melingkup aktivitas yang umum, bagi suatu pengolah
kata di temukan pekerjaan yang bukan perseorangan dan sedikit banyaknya
terisolasi.
4) Jika ada sangat banyak mengulangi pencetakan dari memori
operator mungkin akan menjadi bosan dan sehingga menjadi teledor.
5) Akan ada suatu uraian kuasa atau peralatan akan ada
gangguan pekerjaan serius.
2.8 Mesin
Penghitung
1. Mesin
Penghitung Uang
Dikantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung
menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian
dan kejujuran dari pegawai yang bertugas.
2. Mesin
Hitung Saku
Mesin hitung saku atau yang biasa di sebut kalkulator adalah mesin hitung
yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari.
Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga
dengan jumlah digit yang berbeda-beda (6,10,12,14 dan 16 tergantung kebutuhan).
3. Printing
Caalculator
Ini adalah kalkulator yang di lengkapi dengan printer untuk mencetak hasil
hitungan. Mesin elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau
toko-toko.
4. Mesin
Kasir (Cash Register)
Mesin Cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan
transaksi secara tunai.
5. Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk
membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang
disebut printer.
2.9 Mesin
Reprography
Salah satu tugas paling umum kantor adalah berbagai macam bentuk mengganda,
karena dalam kegiatan perkantoran dibutuhkan sekali mesin-mesin menyalin.
Seiring berkembangnya tekhnologi, mesin fotocopy juga mengalami kemajuan dalam
desain yang menggunakan metoda elektronik. Dan aplikasi penyalinan nya secara
umum sama dengan reprography. Berikut macam-macam mesin reprography:
1) Mesin
Stensil
Mesin stensil tidak
lain adalah penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan
menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet. Bila
dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus
dibuat dan penduplikasian yang terpisa harus di jalankan untuk setiap warna.
Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut:
1.
Sebelum
mengetik pada sheet sensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih
dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas
karbon.
2.
Sheet
stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas
ketikan yang baik di sheet stensil.
3.
Pengetikan
pada sheet stensil sebaiknya tidaak perlu tergesa-gesa.hal ini dikarenakan
kesalahan pengetikan memang dapat di betulkan dengan koreksi, tetapi akan
menghasilkan pencetakan yang kurang memuaskan.
4.
Di
dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi dengan normal hentakan
normal saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
5.
Senantiasa
membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.
6.
Stensil
terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil di
gores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau
digambari dengan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses
pengopian pemindahan panas atau dengan pemotong stensil elektronik.
7.
Tinta
di tekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin
putar, kemudian di operasikan, bila menggunakan tangan atau listrik.
Cara pemeliharaan mesin stensil
adalah sebagai berikut:
1.
Selalu
dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.
2.
Diletakkan
di tempat yang kering dan tidak di sinar matahari langsung.
3.
Roll
perataan tinta/cairan di bersihkan oleh sabun.
4.
Kain
penyaring dibersihkan dengan bensin.
5.
Setelah
dibersihkan, pada bagian yang berputar di beri minyak pelumas.
2) Mesin
Fotokopi
Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar
atau memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda
yang praktis, karena siap setiap saat bila di perlukan.
Fotokopi berarti suatu proses
penyalinan suatu warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang
di gandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik
kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya.
Oleh karena itu banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk
menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan
pendidikan. Salinan dapat dibuat pada
kertas biasa atau kertas khusus, transparasi atau master duplikasi.
Cara pemeliharaan mesin fotokopi adalah sebagai berikut:
ü
Setelah
selesi dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari saklar listrik agar
tidak terlalu panas mesinnya.
ü
Kita
harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya
setiap seminggu sekali.
ü
Sesudah
mesin fotokopi dipakai, diharapkan di tutup kembali agar terbebas dari debu dan
air.
3) Scanner
Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk
maupun sifat benda seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, dll. Hasil
pemindaian itu pada umumnya akan di transformasikan ke dalam komputer sebagai
data digital.
Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga
scanner dapat digunakan. Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada
kegunaan dan cara kerjanya, antara lain:
ü
Pemindai
gambar.
ü
Pemindai
barcode.
ü
Pemindai
sinar-X.
ü
Pemindai
cek.
ü
Pemindai
logam.
ü
Pemindai
Optical Mark Reader (OMR)
BAB III
KESIMPULAN
Mesin-mesin kantor adalah
sebuah alat yang di gunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah
bahan-bahan, dan ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara
kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik. (Sheddy N. Tjandra, dkk,
2008).
Adapun keuntungan atau
manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor menurut Drs. Moekijat dalam bukunya
yang berjudul Administrasi Perkantoran adalah:
1. Untuk menghemat tenaga kerja.
2.
Untuk
menghemat waktu.
3.
Untuk
meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.
4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode
tulisan tangan.
Didalam penggunaan, mesin kantor harus di pelihara dengan
baik agar dapat di pergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan.
Yang dimaksud pemeliharaan disini adalah pemeliharaan terhadap harta benda,
baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau
harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehinggadiperoleh hasil
yang sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
Cristopher,
A.B., dan S. Ghosal, 1992. “What Is a Global Manager?”. Harvard Business
Review. September-Oktober 124-132.
Copeland ,
L. 1988. “Valuing Diversity: Pioneer and Champions of Change”. Personnel.July:
48
Cox, T.H.,
dan S. Blake, 1991. “Managing Cultural Diversity: Implications for
Organizational Competitiveness”. Academy of Management Executive. 5: 45-56,.
Flaherty,
M.T. 1996. Global Operation Management New York: McGraw Hill, inc
Tidak ada komentar:
Posting Komentar